Podatnik, który wystawia faktury w formie papierowej, może przechowywać ich kopie w formie elektronicznej. Kopie faktur przechowywane w systemie elektronicznym powinny zawierać słowo „kopia” i być zabezpieczone przed ich zmianą – orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

O co toczył się spór?

Spółka prowadzi działalność usługową, wystawia wiele faktur zarówno na rzecz osób prawnych, jak i fizycznych, w związku z czym zamierza zastosować elektroniczny system archiwizacji. Archiwizowanie kopii faktur jest dla podatnika pracochłonne i kosztowne. Podatnik powziął jednak wątpliwość, czy zastosowanie elektronicznego systemu archiwizacji faktur jest dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawnych. Podatnik złożył w tej sprawie wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej. We wniosku zaprezentował swoje stanowisko w sprawie. W ocenie spółki może ona archiwizować kopie faktur w drodze elektronicznej.

Organy podatkowe uznały stanowisko spółki za nieprawidłowe. Powołały się na obowiązujące w dacie rozpoznawania sprawy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a konkretnie na § 21 ust. 1 tego rozporządzenia. Zgodnie z jego brzmieniem na podmiotach będących podatnikami VAT ciąży obowiązek wystawiania faktur w dwóch egzemplarzach (oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca). Zdaniem organów podatkowych brzmienie powyższego przepisu nie budzi żadnych wątpliwości i oznacza, że oryginał i kopia powinny być wystawione w takiej samej formie. Organy podatkowe powołały się także na § 23 ust. 2 i 3 rozporządzenia, w myśl którego na podatniku ciąży obowiązek przechowywania faktur w oryginalnej formie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnik uznał, że stanowisko organów podatkowych jest nieprawidłowe i wniósł skargę na decyzję dyrektora izby skarbowej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. W skardze zarzucił organom podatkowym błędną interpretację przepisów, a konkretnie wskazanego wyżej § 21 ust. 1 rozporządzenia. W opinii podatnika przepis ten nie nakazuje wystawiania oryginałów lub kopii w formie papierowej ani tym bardziej wystawienia obu egzemplarzy faktury w tej samej formie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał skargę podatnika za bezzasadną i ją oddalił. W uzasadnieniu wyroku sąd podkreślił, że prawdą jest, że nie ma przepisu, który by wprost nakazywał przechowywać faktury w formie papierowej. Jak jednak podkreślił sąd pierwszej instancji z brzmienia § 21 ust. 1 oraz § 23 rozporządzenia wynika, że jeśli oryginał faktury został wystawiony w formie papierowej, to kopia powinna być wystawiona i przechowywana w tej samej formie.

Podatnik złożył skargę kasacyjną od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie do Naczelnego Sądu Administracyjnego. W skardze kasacyjnej powtórzył argumenty podawane we wcześniejszych etapach postępowania.

Co orzekł sąd?

NSA uznał skargę podatnika za słuszną, uchylił wyrok sądu pierwszej instancji i przekazał mu sprawę do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu wyroku sąd stwierdził, że nie ma żadnego przepisu, który by nakazywał spółce obowiązek przechowywania kopii papierowych faktur w takiej samej formie. Sąd stwierdził, że podatnik może przechowywać kopie faktur papierowych w formie elektronicznej, pod warunkiem że są zabezpieczone przed modyfikacjami, mają jasno określone brzmienie, czyli, że zapisana elektronicznie kopia faktury zawiera słowo „kopia” oraz że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych. Sąd podkreślił jednak, że przechowywanie kopii faktur w systemie elektronicznym stanowi ryzyko dla podatnika, bowiem w razie awarii systemu komputerowego i utraty kopii faktur nie będzie mógł udowodnić, że dane transakcje miały miejsce.

(Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08)

Artykuł pochodzi z Biuletynu Codziennego Podatki.biz. nr 25/2010